Technologie se neustále vyvíjejí a mění se i způsob pořádání akcí. Hybridní akce představují inovativní koncept, který spojuje fyzickou a virtuální přítomnost. Tento typ akcí se stal ještě populárnější po vypuknutí pandemie covidu-19. Situace přinutila mnoho pořadatelů akcí přehodnotit své plány a hledat alternativní způsoby, jak udržet komunikaci a propojení s jejich cílovou skupinou.
Přechod na hybridní akce není bez výzev. Pořadatelé musí zajistit, aby technologie fungovala bezchybně a poskytovala kvalitní zážitek pro všechny účastníky. Je také nutné dbát na to, aby byla zajištěna bezpečnost dat a ochrana soukromí virtuálních účastníků.
3 výhody pro pořadatele hybridní akce
1) Širší dosah a vyšší viditelnost – hybridní akce umožňují pořadatelům oslovit širší publikum a zvýšit viditelnost své události. Díky kombinaci fyzického a virtuálního prostoru mohou pořadatelé oslovit účastníky z různých částí světa, kteří by jinak nemohli cestovat na místo konání události. To vytváří možnost pro rozšíření dosahu akce a přilákání nových potenciálních účastníků, což může vést k větší účasti a úspěchu události.
2) Flexibilita a snížení nákladů – díky hybridním akcím mají pořadatelé větší možnost flexibility při plánování a organizaci. Mohou přizpůsobit program, časové rozvrhy a prezentace podle potřeb účastníků. Zároveň hybridní model umožňuje snížení nákladů ve srovnání s plně fyzickými akcemi. Pořadatelé nemusí platit za cestování, ubytování a stravování pro všechny účastníky, což může výrazně omezit rozpočet a zároveň umožnit účast na akci širšímu spektru zájemců.
3) Možnost vytvářet hodnotu a obsah na dlouhodobější období – pořadatelům se nabízí příležitost vytvářet hodnotu a obsah, který může být využíván i po skončení samotné akce. Díky záznamům, které lze pořídit během hybridní události, mohou pořadatelé sdílet obsah s účastníky i po skončení akce. Tento obsah může být dále využíván jako součást školení, online kurzů, marketingových materiálů nebo jako zdroj pro budoucí události. To znamená, že pořadatelé mohou maximalizovat využití a hodnotu svého obsahu i po skončení akce a prodloužit dobu trvání události.
3 výhody pro účastníky hybridní akce
1) Flexibilita a přístupnost – hybridní akce nabízejí účastníkům větší flexibilitu a přístupnost. Díky kombinaci fyzického a virtuálního prostředí mají účastníci možnost vybrat si, zda se zúčastní akce na místě konání nebo se účastní online z pohodlí svého domova nebo pracoviště. Tato flexibilita umožňuje účastníkům přizpůsobit si účast podle svých potřeb, časových možností a geografické polohy. To znamená, že se mohou zúčastnit akce, na kterou by jinak neměli příležitost.
2) Širší možnosti interakce a sdílení – účastníci hybridních akcí mají širší možnosti interakce a sdílení. Virtuální prvky akce, jako jsou online chaty, diskusní panely nebo sociální média, umožňují účastníkům aktivně komunikovat, sdílet názory, zkušenosti a navazovat kontakty s ostatními účastníky. Tím se vytváří prostor pro bohatou výměnu informací, diskuzi a rozšíření profesní sítě. Hybridní akce také mohou nabízet možnosti individuálních setkání nebo online konzultací, což posiluje možnosti networkingu.
3) Široký rozsah obsahu a znalostí – hybridní akce umožňují účastníkům získat přístup k širokému rozsahu obsahu a znalostí. V rámci hybridních akcí se často konají prezentace, přednášky a workshopy, které nabízejí odborné znalosti, novinky a inspiraci od předních odborníků na danou problematiku. Díky virtuálnímu prvku mohou účastníci mít přístup ke všem těmto zdrojům obsahu a mít možnost je sledovat znovu nebo získat přístup k nim i po skončení akce. To umožňuje účastníkům rozšířit své znalosti a profesní dovednosti v rámci daného tématu.